Espacios de oficinas post-covid: Más pequeños y más atractivos

21 Jul, 2021 | Actualidad

El COVID-19 ha hecho que el mercado global de oficinas avance rápidamente. Trabajar desde casa se ha convertido en una realidad y las herramientas de comunicación digital se han adoptado en masa. Y todo esto está impactando en el diseño de oficinas en todo el mundo. ¿Cómo? Te lo contamos en este informe que investiga las experiencias de los socios de EXIS en varios países europeos (España, Portugal, Bélgica, Francia, Países Bajos, Polonia, Suecia y Reino Unido ), además de Australia.

Los trabajadores de una empresa pueden realizar el 54% de sus actividades en casa, incluidos proyectos de equipo y reuniones. Los tres puntos a favor más importantes para trabajar desde casa son no perder el tiempo en los desplazamientos, encontrar más fácil organizar su tiempo y poder concentrarse. Esto se demostró en el estudio “Homeoffice Factor” realizado por nuestros partners de Países Bajos, Solved. La investigación se llevó a cabo entre 6.000 empleados holandeses. No menos del 80% de los participantes se muestran positivos sobre el trabajo desde casa. De esto se podría concluir que las organizaciones necesitan menos metros cuadrados de espacio para oficinas y podrían lograr ahorros estructurales en costos de alquiler e instalaciones.

¿Disminuir los espacios o esperar y ver qué pasa?

La pregunta ahora es, ¿hasta qué punto se producirán realmente estas modificaciones de oficina y ahorros? Una vez que la pandemia esté un poco bajo control, ¿querrán los empleados regresar a la oficina en masa? ¿O trabajar desde casa será la nueva normalidad para grandes grupos de empleados? ¿Cómo cambiará el trabajo debido a esta? ¿Qué significa esto para las ubicaciones de las oficinas, los metros cuadrados y los interiores? ¿Y en qué se diferencian las ideas y los desarrollos de un país a otro? En el Informe Técnico de EXIS se plantean estas preguntas a varios partners en Bélgica, Reino Unido, Francia, Países Bajos, Polonia, España, Portugal, Suecia y Australia, así como a agentes inmobiliarios comerciales. Los agentes inmobiliarios están al tanto de lo qué es importante para sus clientes y de los cambios que se están produciendo en el mercado. Las empresas nos dan una idea de dónde se encuentran ahora, en el verano de 2021. En este post nos centramos en las conclusiones generales y en la situación de España y Portugal, pero puedes consultar la información de otros países en el PDF que acompaña este artículo.

Las incertidumbres son considerables pero trabajar desde casa llegó para quedarse

Un mundo devastado por una pandemia cambia continuamente. Las incertidumbres son y siguen siendo considerables. Todos los entrevistados están de acuerdo en eso. Nadie sabe exactamente qué pasará. Mientras tanto, es necesario tomar decisiones sobre los precios de alquiler y los contratos y sobre el tamaño de las oficinas. Es un dilema reconocido por todos los partners en todos los países. Muchas empresas han decidido no esperar a ver qué pasa y están tomando medidas ahora. Eso está claro. Porque casi todos están de acuerdo en varios temas. Trabajar desde casa llegó para quedarse. Y las oficinas deben adaptarse a eso.

Las oficinas se trasladan a zonas urbanas

Dado que el número de empleados que trabajan desde casa es mucho mayor que nunca, las oficinas también pueden reducirse: alrededor de un 30% según los entrevistados. Muchos espacios de trabajo permanentes quedarán obsoletos y la oficina se convertirá en mucho más en un espacio de reunión. El trabajo híbrido finalmente se está adoptando a gran escala. La mayoría de los entrevistados también están de acuerdo en otra cosa: las oficinas deben volverse más atractivas. Solo entonces lograremos que los empleados regresen a la oficina y mantendremos su compromiso con la organización. Las empresas tienen como objetivo poner a disposición más metros cuadrados por empleado.

Porcentaje creciente de personas que trabajan desde casa

“Trabajar desde casa se ha convertido ahora en un factor constante. Eso no va a desaparecer”, dice Daaf Serné, Director de Real Estate en ServiceNow, una empresa de SaaS con 13.000 empleados en veintinueve países. “Esto ahora realmente se está convirtiendo en una parte oficial de nuestra política global. Este fue el caso en Estados Unidos, donde el 15% trabajaba oficialmente de forma remota, pero esto aún no se había formalizado en la mayoría de los demás países. Los últimos meses hemos estado muy ocupados investigando el futuro del trabajo (Future of Work). Esperamos que nuestros empleados quieran trabajar en casa, entre un 20% y un 30% de su tiempo, y ese porcentaje solo puede aumentar si implementamos nuestra estrategia FoW con éxito».

Sin recesión en los mercados de oficinas

“Trabajar desde casa pareció funcionar muy bien. La productividad incluso aumentó”, explica Kamil Stanuch, ex director de Grand Parade en Cracovia (Polonia), una empresa de juegos de azar en línea que emplea a 450 personas y que forma parte de William Hill. Stanuch continúa: “Y, sin embargo, no creo que trabajar desde casa se convierta en la norma para todos. A la gente también le gusta venir a la oficina. Verificamos con nuestros empleados y esperamos que quieran trabajar dos o tres días en casa y pasar los otros días en la oficina. Eso se debe en parte a que algunas personas no tienen un lugar de trabajo tranquilo y agradable en casa. Por tanto, no creo que el mercado de oficinas vaya a colapsar. Lo que veo son empresas que reducen el espacio de sus oficinas y cambian la forma en que usan sus oficinas. Habrá más espacios para proyectos en equipo».

El trabajo de oficina ha cambiado sustancialmente

“Antes del COVID-19, casi todo el personal trabajaba a tiempo completo en un puesto exclusivo en la oficina. Teníamos una cultura bastante tradicional. Pero eso ahora ha cambiado sustancialmente ”, dice Michael Baker, Director de Real Estate para Europa de LKQ, un proveedor estadounidense de piezas de automóvil con unos 26.000 empleados en veinte países solo en Europa. Baker continúa: “A pesar de los muchos desafíos que hemos experimentado durante la pandemia, nuestros empleados han demostrado una capacidad de recuperación asombrosa y hemos visto un aumento en la productividad. El uso de Teams y Zoom reemplazó los costos de viaje y alojamiento que tuvieron un beneficio directo en nuestros resultados finales. Hemos descubierto el trabajo a domicilio y ahora animamos a nuestros empleados de oficina a que lo hagan, siempre que sea posible. Para permitir eso, hemos introducido un sistema de reserva para escritorios en nuestras ubicaciones recientemente renovadas y estamos buscando implementarlo con el tiempo en nuestros campus de oficinas más grandes».

Aún se desconocen los efectos estructurales de trabajar desde casa

«Todavía no sabemos exactamente qué pasará», afirma Esther de Koning, Directora de Real Estate en Signify, anteriormente Philips Lighting. La empresa, líder mundial en iluminación, cuenta con 37.000 empleados y está presente en más de setenta países. De Koning afirma: “Aunque parece que trabajar desde casa no ha afectado realmente la productividad hasta ahora, no sabemos si seguirá siendo así a largo plazo. ¿Y cómo mides eso exactamente? Y también debemos tener en cuenta el hecho de que cuando las personas se reúnen en las oficinas, se les ocurren ideas valiosas. Y muchas personas trabajan demasiado duro y durante demasiadas horas si trabajan desde casa, lo que afecta a su bienestar. También es importante tener en cuenta eso. Los efectos estructurales de trabajar desde casa aún son difíciles de trazar. Es por eso que no estamos haciendo ningún cambio drástico en nuestra estrategia de bienes raíces debido al COVID-19. Trabajar desde casa tiene muchas ventajas pero también desventajas. Por ejemplo, no todo el mundo tiene un espacio de trabajo agradable en casa, las conexiones a Internet varían en todo el mundo y algunos tipos de trabajo son difíciles de implementar de forma remota».

Sin opciones radicales

Y, sin embargo, según De Koning, Signify está reduciendo sus oficinas: “Pero ya estábamos dando ese paso. Muchas de nuestras oficinas estaban infrautilizadas. El entorno está cambiando y nosotros cambiamos con él. En el futuro y más que nunca, los empleados necesitarán un motivo para venir a la oficina. Las oficinas pueden volverse más pequeñas, pero deben ser más atractivas y ofrecer una variedad más amplia de espacios de trabajo». La empresa tampoco está tomando decisiones radicales aquí. De Koning continúa: “Estamos haciendo esto gradualmente y comenzando con oficinas clave donde los contratos ya están venciendo. Habrá más áreas para proyectos en equipo, espacio para que los empleados se reúnan de manera informal y espacios donde las personas puedan concentrarse. También estamos invirtiendo en instalaciones para mejorar la salud y el bienestar de los empleados, incluida una buena combinación de espacios de trabajo. Pero no todas las oficinas serán iguales. Decidiremos lo que necesitamos por ubicación». De Koning también cree que la oficina de planta abierta es el futuro. «Eso es seguro. Estimula esa comunicación vital entre los empleados, aunque creo que los espacios para proyectos en equipo no deben mezclarse demasiado con espacios de concentración. Deben ser zonas separadas para limitar las consecuencias negativas de las molestias por ruido”.

Los países del sur prefieren que los empleados trabajen en la oficina

Baker espera que los empleados de oficina anteriores al Covid trabajen uno o dos días a la semana desde casa a partir de ahora, con solo tres o cuatro días en la oficina. Baker continúa: “La superficie de nuestras oficinas no cambiará porque nuestros espacios de oficina a menudo son parte de los almacenes. Después de todo, somos una empresa de logística. Pero podemos utilizar el espacio de oficina adicional que se libera para crear más espacios de colaboración, salas de reuniones y posiblemente crear más espacio para almacenar existencias en nuestros almacenes». Sin embargo, se producirá una metamorfosis en lo que respecta a los espacios de trabajo. Baker agrega: «Habrá más espacio de colaboración, espacios aislados donde las personas puedan concentrarse, pero lo más importante es que también trabajaremos de manera más inteligente con nuevas herramientas digitales». También hay diferencias entre países. Baker continúa: “Los países del sur están acostumbrados a un entorno más celular con oficinas privadas. Estamos tratando de cambiar esta cultura y promover áreas colaborativas de planta abierta y el uso del trabajo desde casa. Mejorar nuestra infraestructura de IT es fundamental para realizar esta transición sin problemas y adoptar la tecnología remota y flexible».

“Se están estableciendo oficinas o sedes de back offices de empresas multinacionales en el sur de la Península Ibérica para atraer a nuevos talentos y retener empleados”.

Gonzalo Checa Astier (Socio Fundador TTS The Tenant Solution)

Confort en la oficina

“Para nosotros, las oficinas han comenzado a parecerse más a hoteles”, explica Serné. “Queremos ofrecer experiencias laborales increíbles a los empleados. Disfrutando de una buena taza de café y desayuno a la llegada, por ejemplo. La oficina debe ser un lugar acogedor y atractivo, un «destino» real que te gustaría visitar en tu tiempo libre». Las oficinas estarán preferiblemente en ubicaciones céntricas y cercanas al transporte público. Serné continúa: “Las oficinas se están trasladando de las afueras a las zonas urbanas. La mayoría de los empleados quieren un buen transporte público y acceso a restaurantes, tiendas y cultura».

La oficina debe ser un producto sorprendente

Stanuch predice que las empresas podrían apuntar a abrir centros más pequeños en Polonia, donde los empleados puedan colaborar. “Las empresas pueden preferir diez oficinas de 500 metros cuadrados que una de 5.000 metros cuadrados. Para nosotros es más fácil conseguir que un empleado de la India o Brasil venga a nuestra oficina en Cracovia que un empleado polaco que vive a cien kilómetros de distancia. Es por eso que algunas empresas quieren expandir sus oficinas. Serán más pequeñas, agradables y flexibles. La oficina debe convertirse en un producto mínimamente sorprendente».

Los países del norte están más abiertos al cambio

“A medida que más personas trabajan en casa, las oficinas adquieren otra función”, dice Serné. “Ya no se trata del lugar sino de la experiencia. Ahora estamos diseñando nuestras oficinas para que las personas puedan conocerse y conectarse entre sí. Quizás debamos reformular ‘volver a la oficina’ como ‘volver a estar juntos'». Serné espera que las oficinas diáfanas adopten una nueva forma: “Habrá muchos espacios abiertos que serán más pequeños y acogedores con muebles y algunas habitaciones separadas donde la gente puede concentrarse o hacer una llamada. Lo importante es que los espacios de trabajo sean variados y diferentes. También existen diferencias significativas entre países. En general, estamos viendo que los países del norte de Europa están algo más abiertos al cambio y a hacer que las oficinas sean más flexibles, mientras que los países del sur prefieren apegarse a sus tradiciones».

Menos ladrillos en el futuro (Office gardens new style)

Serné espera que se necesiten menos ladrillos en el futuro. “Estamos haciendo que nuestra cartera sea mucho más flexible. Estamos cambiando a agentes que nos puedan ofrecer la oportunidad de escalar hacia arriba y hacia abajo de manera flexible». Stanuch, sin embargo, ve un futuro para las oficinas físicas. “Tan pronto como ocurre una crisis, las empresas automáticamente comienzan a optimizar y a hacer recortes. Y ese es el caso ahora también. Una vez que el negocio vuelva a estar en auge, las oficinas seguirán siendo una partida importante. Como empresa, se quiere demostrar que existe y que tiene una oficina «genial», un buque insignia con su nombre. Además, necesita una oficina que se adapte no solo a los empleados sino, en particular, a los equipos. Las áreas comunes realmente ayudarán con esto».

Sostenibilidad

En conclusión, Baker enfatizó la importancia de la sostenibilidad. “Si las empresas quieren atraer a personas con talento, deberán tener una estrategia medioambiental claramente definida. En nuestro negocio esto abarca nuestros edificios, transporte, proveedores y nuestra gente. Y una mejora continua para reducir nuestras emisiones de carbono es esencial. Actualmente estamos instalando una fotovoltaica de 4MW en nuestro Centro de Distribución Central en Países Bajos y estamos actualizando la iluminación LED en múltiples ubicaciones en Europa. Esto es solo ilustrativo de una muestra de los proyectos relacionados con nuestros edificios que tenemos en marcha en este momento». La sostenibilidad también es una alta prioridad para ServiceNow. Serné continúa: “Como inquilino, estableceremos cada vez más demandas en lo que respecta a la sostenibilidad. La oficina del futuro debe ser sostenible. Eso es importante para nosotros como empresa. Con todos los cambios que se están produciendo actualmente, también incluimos estos desarrollos en nuestros planes». La sostenibilidad también es una parte importante de la estrategia empresarial de Signify. De Koning explica: “Ciertamente, estamos viendo cuán ‘verde’ es un edificio, pero no siempre hay opciones asequibles disponibles para todos los lugares. Creo que eso va a cambiar. Los inquilinos están dando a conocer sus demandas de sostenibilidad. Y con razón, ya que esa es la clave del futuro».

¿Cuál es la situación en España y Portugal?

Gonzalo Checa Astier, miembro de EXIS y socio fundador de TTS The Tenant Solution, nos da las principales pautas.

“Una vez que pase la crisis, esperamos que los empleados de España y Portugal trabajen desde casa durante aproximadamente 1,5 días y trabajen los días restantes en la oficina. La gente prefiere trabajar en la oficina de martes a jueves. Por lo tanto, el desafío pronto será no solo lograr que los empleados regresen a la oficina, sino también escalonar sus días en la oficina. También estamos viendo que muchas personas se mudan de la ciudad a casas más grandes en el país. Esto eleva la barrera de los desplazamientos a la oficina, razón por la cual las oficinas realmente necesitan ofrecer algo más y es por eso que las organizaciones están estableciendo sus «back office» en lugares atractivos, preferiblemente en la costa. Ahí es donde la gente quiere trabajar a ambos lados del fin de semana. Las empresas también buscan oficinas con atractivas terrazas privadas en un intento de atraer empleados”.

Aumento de las propiedades desocupadas mientras caen los alquileres

“Las consecuencias para el mercado inmobiliario comercial en España y Portugal son considerables. Hay un aumento de propiedades desocupadas y los alquileres están cayendo. Claramente se ha convertido en un mercado de inquilinos desde el COVID-19 y permanecerá así durante unos cinco años. Nuestros grandes clientes nos piden reevaluar sus carteras y consolidarlas siempre que sea posible. También quieren renegociar tanto los contratos como el alquiler. Y las empresas más grandes ahora quieren trasladarse al sur de España y Portugal, donde las oficinas son más baratas y las ubicaciones son más atractivas para los empleados”.

Los espacios de trabajo permanentes llegaron para quedarse

“En nuestra cultura, los espacios de trabajo permanentes probablemente llegaron para quedarse. Muchas empresas españolas y portuguesas valoran las tradiciones y eso también se traduce en el entorno laboral. Esperamos que las oficinas en 2022 todavía comprendan un 75% de espacios de trabajo permanentes y un 25% se diseñen como espacios de reuniones sociales. Las oficinas también se diseñarán principalmente como «jardines de oficinas», con muchos espacios abiertos y solo unas pocas habitaciones separadas».

Principales TIPS

• La gente pronto estará trabajando desde casa durante 1,5 días a la semana.
• Escalonar y hacer más atractivos sus días en la oficina será un desafío.
• Tendencia a buscar el sur de Europa como ubicación para áreas del back office.
• Retorna el mercado de inquilinos.
• El 75% de las oficinas todavía están configuradas con espacios de trabajo permanentes.

Es hora de actuar ahora

Los tiempos están cambiando. Gracias a las nuevas tecnologías y al hecho de que las personas tienen que trabajar desde casa como consecuencia del COVID-19, se ha producido un cambio de comportamiento. En cualquier parte del mundo, los empleadores y los empleados de la industria de servicios han experimentado el hecho de que trabajar desde casa puede ser agradable y eficaz. Actúa ya. Para evitar que los empleados vuelvan a caer en los viejos hábitos, ahora es el momento de que las organizaciones tomen medidas y aprovechen esta oportunidad adaptando sus oficinas a la nueva realidad. ¿Necesitas ayuda? Ponte en contacto con nosotros y te haremos un estudio sin compromiso.

O contacta directamente con Gonzalo Checa Astier (Socio Fundador y Director de Real Estate de TTS):

>> Puedes descargarte el Informe completo en inglés

Cinco razones para confiar en TTS:

  1. Te ayudamos a impulsar tu empresa, mejorando tus costes inmobiliarios y optimizando tus espacios, buscando siempre la eficiencia económica y el bienestar de tus empleados.
  2. Combinamos la frescura e innovación de una start up, con los más de 20 años de experiencia en los sectores Tenant Representation y Design&Build de nuestros socios fundadores.
  3. Somos una consultora completamente independiente de los propietarios e inversores inmobiliarios, por lo que reducimos a cero los conflictos de intereses.
  4. Somos la compañía líder en España y Portugal en Tenant Representation. Y partners de EXIS, lider mundial en el sector.
  5. Proyectamos, gestionamos y construimos tu sede corporativa.

En definitiva, TTS The Tenant Solution es tu mejor asesor en tu estrategia inmobiliaria.

Interior oficina

Confían en nosotros:
AF Consulting, Agbar, Air Liquid, Aldi, Antalis, Atos, Avis, Banco Caminos, Bequal, Biocodex, BM Supermercados, Bristol Mayers, Conectys, Carlson Wagonlit, Carmignac, Carrefour, Cemex, Condé Nast, Dia, Dolby, Econocom, El Tenedor, Estel, Ferroli, Fundosa, GSK, Goodyear, Hidrafacial, Hispasat, IAG7 Viajes, Ibermática, Ilunion, Inserta, Kapsch, Last Minute, Lidl, Linguaserve, Lowendal, Merck, Motorpress Iberica, Norgine, Once, Pfizer, PSA, Publicis, Randstad, Rentokil, Ricoh, Sanofi Aventis, Saras Energía, Sareb, SDG, Segitur, Sompo Japan, Sony, Talgo, Techco, Transcom, Trek, Tripadvisor, Urban Science, Volkswagen, Zinet.